Privacy policy

1. Waarom deze privacy policy?
1.1. Dit is de privacy policy van Thoms. Onze bedrijfsgegevens vind je in artikel 3 hieronder.
Deze policy is van toepassing op de verwerking van jouw gegevens door Thoms in het algemeen (dit o.m. ook via onze website beschikbaar op www.thoms.be).
Met deze policy proberen we je hierover op een transparante manier te informeren. We raden je aan om deze policy zorgvuldig te lezen. Je kan deze policy te allen tijde raadplegen onder de rubriek 'Privacy Policy' op onze website. Voor vragen of verzoeken kan je steeds mailen naar [email protected].
1.2. Deze policy dekt niet het privacybeleid van derden noch van websites of applicaties waarnaar via hyperlinks op onze website wordt verwezen.
1.3. Wij kunnen deze privacy policy op elk moment wijzigen. Raadpleeg deze daarom regelmatig.
1.4. Deze privacy policy is onderworpen aan het Belgische recht. Enkel de rechtbanken van Leuven zijn bevoegd in geval van een geschil.

2. Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?
2.1. Wij (Thoms) zijn de zgn. verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat wij het doel en de middelen van de verwerking bepalen en instaan voor de rechtmatige en correcte verwerking van jouw gegevens.

3. Hoe kan je ons contacteren?
- Rechtsvorm: BV
- Vennootschapsnaam: Thoms
- Handels- / merknaam: 'Thoms'
- Zetel: Molenstraat 7B, 3473 Kortenaken
- Ondernemingsnummer (KBO): 0682.717.177
- Mail: [email protected]
- Website: www.thoms.be

4. Welke gegevens verwerken wij van jou en hoe?
4.1. Thoms verwerkt de volgende gegevens:
- persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, mailadres;
- als je een onderneming bent: naam van de onderneming, zetel en ondernemingsnummer;
- jouw financiële gegevens: bankrekeningnummer en/of andere betalingsgegevens, mastercardgegevens;
- elektronische identificatie- en localisatiegegevens wanneer je onze website bezoekt: apparaatgegevens, browser, besturingssysteem, IP-adressen, cookies, logbestandsgegevens, externe websites die je hebben doorverwezen, door jou bezochte pagina’s op de website (en datum en tijd).
4.2. Thoms kan jouw gegevens rechtstreeks van jou ontvangen dan wel onrechtstreeks via derden. Thoms kan jouw persoonsgegevens ontvangen en verwerken in het kader van de overeenkomst met jou, wanneer je contact opneemt met Thoms voor inlichtingen (telefonisch, schriftelijk of via de website (contactformulier)), wanneer je een offerte aanvraagt, wanneer je beroep doet op de diensten van Thoms, in het kader van een sollicitatie dan wel via cookies op onze website of op websites/applicaties van klanten van Thoms. Thoms kan jouw gegevens ook ontvangen via derden, bv. partners van Thoms.

5. Waarom en op basis van wat verwerken wij jouw gegevens?
5.1. Thoms verwerkt jouw persoonsgegevens voor:
Uitvoeren van onze diensten – klantenbeheer:
Wij verwerken jouw persoonsgegevens om in contact te treden met jou, jouw eventuele vragen te kunnen verwerken en jou de nodige inlichtingen te kunnen verschaffen over ons bedrijf, onze diensten, onze website of andere met onze activiteiten gerelateerde informatie.
Tevens verwerken wij jouw persoonsgegevens voor het beheren van onze klantenbestanden, het uitvoeren en opvolgen van offerteaanvragen, voorbereiden, uitvoeren van onze diensten en uitvoeren en opvolgen van de overeenkomsten met onze klanten, backoffice, klantenservice/helpdesk, betalingen, administratie, facturatie, opvolging solvabiliteit en boekhouding.
Wij verwerken jouw gegevens of die van jouw onderneming in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van de (diensten)overeenkomst dan wel op grond van onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten).
Indien je bepaalde gegevens, zoals jouw identificatiegegevens of financiële gegevens, die we nodig hebben in het kader van de overeenkomst, niet verstrekt aan ons, dan kunnen we de overeenkomst niet uitvoeren en/of onze diensten niet verlenen.
Prospectenbeheer:
Wij kunnen gegevens van jou verwerken als potentiële klant of prospect, dit m.o.o. prospectie, klantenwerving, in het kader van afspraken of gesprekken, contactnames, aanbreng van klanten, doorverwijzingen e.d. dan wel ter voorbereiding van een eventuele overeenkomst. Dit kan o.g.v. onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten in het kader van prospectie).
Partnerbeheer:
Contactname en uitvoering van overeenkomsten met onze partners, leveranciers en dienstverleners. Ook in het kader daarvan kunnen wij persoonsgegevens verwerken indien u bv. een werknemer of aangestelde bent van één van onze partners, leveranciers of dienstverleners. Dit kunnen wij in het kader van de overeenkomst dan wel op grond van ons gerechtvaardigd (commercieel) belang die desgevallend zwaarder doorweegt op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten).
Wij kunnen jouw gegevens verwerken om onze diensten te optimaliseren. Dit kan op basis van uw toestemming of onze gerechtvaardigde belangen die desgevallend zwaarder doorwegen dan uw (privacy)rechten. Zo kan Thoms je bv. contacteren voor het plaatsen van een review of referentie op de website (dit zal evenwel met jouw toestemming zijn).
Direct marketing:
Jouw gegevens kunnen worden gebruikt voor direct marketing. Dit is het via onze nieuwsbrief of andere middelen toesturen van informatie over onze diensten of andere informatie die voor jou interessant of nuttig zou kunnen zijn.
Indien je klant bent bij ons kan dat op grond van onze gerechtvaardigde belangen om te ondernemen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten (aangezien je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten als klant). Indien je geen klant bent van ons kan je dergelijke marketing niet redelijkerwijs verwachten en hebben we jouw voorafgaande toestemming nodig (bv. door in te schrijven via onze website). Jouw toestemming is vrij en kan je op elk moment intrekken.
Het verzorgen van een optimale werking van onze website:
Wanneer je de website bezoekt of raadpleegt, kunnen we bepaalde elektronische gegevens verwerken, zoals cookies en IP-adres (zie artikel 4.1 hierboven). Cookies vergemakkelijken de interactie tussen jou als bezoeker en onze website en worden gebruikt met het oog op verbetering van de gebruikerservaring en voor de verzameling van statistieken onder de bezoekers van onze website. Cookies zorgen er ook voor dat jouw persoonlijke instellingen en voorkeuren worden opgeslagen of dat beeld- en geluidsmateriaal kan worden afgespeeld. Bepaalde cookies kunnen geplaatst worden door een derde, bv. Google Analytics, voor het meten van het gebruik van onze website.
De doorgifte aan onze partners, dienstverleners, leveranciers en/of andere contractspartijen van Thoms voor de uitvoering van voorgaande punten.
Sollicitantenbeheer:
Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken indien je bij ons solliciteert (in het kader van aanwerving en selectie) en zelfs bijhouden in ons wervingsreserve. Ook dit kan op basis van onze gerechtvaardigde belangen die desgevallend zwaarder doorwegen op jouw (privacy)rechten als sollicitant (je kan dergelijke verwerking en/of bewaring immers redelijkerwijs verwachten).
Het naleven van toepasselijke wetgeving.
5.2. De verwerking van jouw gegevens, al dan niet op of via de website, maakt niet het voorwerp uit van zgn. ‘geautomatiseerde individuele besluitvorming’ of van profilering.

6. Wie ontvangt of verwerkt jouw gegevens nog (naast Thoms)?
6.1. Jouw gegevens worden in de eerste plaats ook verwerkt door onze partners, dienstverleners of leveranciers in het kader van de uitvoering van onze diensten. Het gaat bv. ook om ondernemingen die betalingsdiensten, marketingdiensten, communicatiediensten of mediadiensten verlenen aan ons, ons sociaal secretariaat etc.
6.2. Ten slotte kunnen ook andere ondernemingen jouw gegevens verwerken in het kader van onze activiteiten, zoals bv. onze boekhouders, accountants, bedrijfsrevisoren, verzekeringsmakelaars, verzekeraars, juridische adviseurs, advocaten of andere dienstverleners.
6.3. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens door derden die dit niet doen in opdracht van Thoms, maar daar zelf voor verantwoordelijk zijn (bv. Facebook in het kader van social media management diensten van Thoms).
6.4. Thoms kan verplicht worden jouw gegevens te verstrekken of te verwerken op grond van een op haar rustende wettelijke verplichting en/of naar aanleiding van een verzoek daartoe vanwege toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstanties.

7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
7.1. Wij zullen jouw gegevens niet langer bijhouden dan noodzakelijk voor de doeleinden zoals omschreven hierboven in artikel 5, tenzij er op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn.
7.2. Zo zullen wij bv. jouw gegevens in het kader van de uitvoering van onze diensten maximum 10 jaar na beëindiging van de overeenkomst bijhouden (dit is de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen). Voor bepaalde andere gegevens gelden andere termijnen. Bepaalde sociale documenten i.v.m. personeel bv. zullen wij 5 jaar bijhouden en bepaalde boekhoudkundige en fiscale documenten 7 jaar. Gegevens van sollicitanten zullen wij tot 3 jaar na de sollicitatie bijhouden, tenzij wij de gegevens nodig hebben om ons te verweren tegen een eventuele vordering (bv. inzake discriminatie in het rekruteringsproces) in welk geval wij de gegevens tot 5 jaar kunnen bijhouden.
Voor andere bepaalde gegevens kunnen er ook specifieke wettelijke bewaringstermijnen gelden. In ieder geval geldt hierbij steeds het principe dat wij jouw gegevens niet langer bijhouden dan nodig.

8. Wat zijn jouw rechten?
8.1. Je hebt het recht op informatie over de verwerking van jouw gegevens. Dit wordt jou meegedeeld via deze privacy policy. Je kan ons ook steeds verzoeken om bijkomende informatie te verschaffen.
8.2. Je hebt het recht om ons te verzoeken om:
- inzage van jouw gegevens: daarvoor kan je kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien je om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen wij jou hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.
- verbetering van jouw gegevens (zo nodig)
- verwijdering van jouw persoonsgegevens indien:
-- de verwerking van die gegevens niet langer noodzakelijk is voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor ze door ons werden verwerkt;
-- je een eerder gegeven toestemming hebt ingetrokken;
-- je bezwaar maakt tegen de verwerking door ons;
-- de persoonsgegevens onrechtmatig door ons zouden zijn verwerkt;
-- dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
-- de persoonsgegevens verwerkt zouden zijn in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen.
- beperking van de verwerking die op jou betrekking heeft:
-- je hebt het recht om een beperking van de verwerking te verkrijgen indien je:
--- de juistheid van de gegevens waarover we beschikken, betwist;
--- de verwerking onrechtmatig is en je je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt;
--- we deze gegevens niet meer nodig hebben terwijl jij deze gegevens wel nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Thoms zwaarder doorwegen dan die van jou of jouw (privacy)rechten indien je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
8.3. Je hebt het recht om tegen de verwerking van jouw gegevens bezwaar te maken. Je kan te allen tijde en kosteloos bezwaar kunnen maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor direct marketing. Dit kan eenvoudig door dit te laten weten via [email protected] en/of via uitschrijving op onze nieuwsbrief/website. Dit kan ook via de mailings zelf (onderaan is telkens de mogelijkheid voorzien om uit te schrijven). Je zal dan van ons geen nieuwsbrieven meer ontvangen.
8.4. Je hebt het recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, bv. een ander webbedrijf). Dit kan enkel indien de verwerking door ons berust op jouw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
8.5. Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming, dan heb je het recht om je toestemming te allen tijde in te trekken.
8.6. Je hebt bovendien het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: [email protected]). In geval van een klacht kan je ook steeds Thoms zelf contacteren: [email protected].
8.7. De uitoefening van jouw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is steeds afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de geldende wetgeving (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de zgn. ‘GDPR’)).
8.8. Voor de uitoefening van jouw rechten kan je eenvoudigweg een verzoek richten aan Thoms op [email protected]. Hierbij moet je je wel afdoende identificeren. Wanneer wij redenen hebben om te twijfelen aan jouw identiteit, mogen wij jou om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van jouw identiteit. Doorgaans zullen wij een kopie van jouw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient.
Vragen? Contacteer ons gerust.